Việc thực hiện một sự kiện ngoài trời sẽ đem đến cảm giác thích thú cho toàn thể khách mời khi tới tham dự hơn so với việc thực hiện event trong không gian của nhà hàng. Nhưng khi thực hiện sự kiện ngoài trời khả năng xảy ra sai sót sẽ cao hơn, điều này đồng nghĩa với việc bạn phải chuẩn bị khá nhiều biện pháp dự phòng, sẽ tốn khá nhiều thời gian và công sức. Để giúp bạn làm tốt vai trò của một người tổ chức event nên chúng tôi đã cung cấp một vài thông tin cần thiết về một vài vấn đề nên chú ý khi thực hiện event ngoài trời, bạn có thể tham khảo.

To chuc Tet trung thu cho thieu nhi

Thời tiết là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện

Đối với các event ngoài trời thì yếu tố thời tiết có vai trò vô cùng chủ yếu bởi vì nó quyết định sự kiện có được thực hiện ngoài trời hoặc không. Bạn nên chú ý đến tình hình tại nơi thực hiện event diễn biến như thế nào, có trường hợp xấu xảy ra hoặc là không.

Ngoài ra bạn cần phải chuẩn bị những dụng cụ che nắng, mưa, chắn cát bụi phòng khi có gió lớn. Mặt khác, bên dịch vụ cần tìm nhiều phương án để những phương án dự phòng này không làm tăng thêm chi phí tổ chức của event nếu như không cần sử dụng tới, như vậy sự kiện của bạn đã không thành công.

Kiểm soát toàn bộ khách mời

Khách mời có vai trò vô cùng quan trọng đối với một event bởi thế cần phải đem tới sự hài lòng cho khách mời khi họ đến tham dự sự kiện, để đạt được điều này bạn phải có một kế hoạch để quản lý khách mời tham gia event đặc biệt đối với các sự kiện ngoài trời như thế này. Việc kiểm soát trở nên khó khăn hơn rất nhiều lần so với trong nhà hàng, khách sạn, vì có thể dẫn đến tình trạng mất an ninh trật tự, không đảm bảo được an toàn cho khách mời tham dự sự kiện.

tổ chức lễ khai trương showroom

Bên cạnh đó event thực hiện ngoài trời sẽ có rất nhiều lỗ hổng, kẽ hở vì thế bạn nên bố trí một người quản lý và lực lượng bảo vệ để dự phòng tình huống xấu có thể xảy ra. Tùy theo quy mô của event như thế nào mà bạn lựa chọn loại hình sự kiện cho phù hợp. Đối với các sự kiện có quy mô nhỏ số lượng khách mời ít thì nếu như có sai sót thì họ cũng có thể bỏ qua được. Nhưng đối với các event có quy mô lớn thì bạn cần phải cân nhắc thật kỹ lưỡng.